Akses Dokumen Bersama di Internet

Berbagi pakai sebuah dokumen kerja dapat Anda lakukan dengan mudah di jaringan lokal kantor. Namun, bila harus melakukannya dengan rekan kerja yang berada di lokasi berbeda, bagaimana caranya? Lupakan folder Documents di Windows Anda. Office Workspace meng­ambil alih peran folder Do­cuments yang selama menjadi di penyimpanan lokal di komputer Anda, menjadi media pe­nyimpanan di dunia maya. De­ngan Office Workspace, Anda bisa meng­akses dokumen dari mana pun melalui browser Internet. Tidak perlu hard disk, tidak perlu USB flashdisk, dan juga tidak perlu membayar! Menyimpan Dokumen Sudah menjadi hal yang lumrah jika kita menyimpan dokumen yang kita buat atau dapatkan dari orang lain. Jika selama ini kita selalu bergantung pada folder Documents di komputer, tentu akan menjadi masalah ketika kita harus bekerja dengan beberapa komputer. Solusi flashdisk bisa menjadi alternatif. Namun, apa jadinya jika flashdisk tertinggal atau hilang? Pada keperluan yang lain, mungkin Anda harus berbagi pakai (sharing) dokumen yang ada dengan orang lain. Tentu tidak masalah jika Anda berada pada ja­ringan Local Area Network (LAN) yang sama dengan rekan Anda. Namun, bagai­mana jika Anda berjauhan, bahkan di­pisahkan oleh jarak ribuan kilometer? Dua masalah di atas bisa dijawab de­ngan menggunakan Office Workspace! Office Workspace berperan sebagai folder Documents seperti yang ada di komputer Anda. Namun, lokasi penyimpanannya terletak di Internet. GAMBAR 1. Halaman depan website Office Workspace. Anda bisa login atau mendaftarkan diri melalui halaman ini.

“Kolaborasi tidak hanya terjadi dalam perusahaan. Kolaborasi dalam arti se­sungguhnya pun sekarang bisa dilakukan oleh semua orang. Antarteman, antarvendor dan supplier, antardosen dan mahasiswa, dan seterusnya. Office Live Workspace memberikan media online sederhana yang terintegrasi dengan Office 2007 untuk membuat lebih sedikit kertas terbuang”, ujar Hermawan Sutanto, Business Group Lead, Microsoft Indonesia.

GAMBAR 2. Registrasikan alamat e-mail yang ingin dipakai sebagai identitas.

Sebelum dapat menggunakan Office Workspace, Anda harus mendaftarkan diri terlebih dahulu. Buka website ini, http://workspace.office.live.com (gambar 1). Klik “Get Started Now”. Selanjutnya, Anda diminta memasukkan alamat e-mail yang akan dipakai sebagai identitas login (gambar 2). Bergantung dari alamat e-mail yang dimasukkan, jika sebelumnya pernah digunakan untuk mendaftar ­layanan online lainnya dari Microsoft (seperti Live Messenger, Live Spaces, Hotmail), Anda akan digiring ke halaman otentikasi (memasukkan password yang pernah didaftarkan untuk alamat e-mail tersebut). Namun jika tidak, Anda akan dibawa ke halaman pendaftaran service Microsoft Passport. Dengan menggunakan service Microsoft Passport ini, Anda dapat menggunakan alamat e-mail dan password yang sama untuk semua layanan online dari Microsoft.

Membuat dan Memasukkan Dokumen

GAMBAR 3. Ruang kerja Anda pada Office Workspace. Anda bisa memasukkan berbagai dokumen di sini.

Setelah sukses melakukan proses registrasi, Anda akan langsung login dan diarah­kan ke ruang kerja (workspace) dokumen Anda (gambar 3). Pada ruang kerja ini, Anda bisa memulai dengan meng-upload dokumen-dokumen yang ingin Anda pindahkan ke ruang maya. Gunakan menu "Add Document" (seper­ti terlihat pada gambar 3) atau membuat dokumen baru dengan meng-klik "New". Khusus untuk pembuatan dokumen baru, setelah meng­klik menu "New", Anda akan diminta memilih jenis dokumennya (gambar 4). Berbagai jenis dokumen yang bisa Anda buat pada program Microsoft Office "tradisional" bisa dibuat pula menggunakan Office Workspace.

GAMBAR 4. Membuat berbagai dokumen Microsoft Office melalui Office Workspace.

Berbagi Pakai

Salah satu kelebihan yang menonjol dari Office Workspace selain bisa diakses dari mana pun adalah kemampuan berbagi pakai (sharing). Anda dapat berbagi pakai dokumen yang ada dengan rekan-rekan sekerja, teman sekolah, atau saudara di kampung halaman. Ada dua jenis sharing yang bisa dilakukan, yaitu sharing dokumen dan sharing layar monitor!

“Dahulu kolaborasi dokumen hanya dapat dilakukan oleh sebuah perusahaan besar de­ngan memanfaatkan Microsoft SharePoint Server yang cukup kompleks. Kini kekuatan Microsoft SharePoint Server sudah dapat dirasakan oleh semua orang secara personal tanpa direpotkan proses instalasi dan konfigurasi,” pendapat dari Affan Basalamah, Kadiv Infrastruktur IT Unit Sumber Daya Informasi (USDI) Institut Teknologi Bandung.

GAMBAR 5. Sharing dokumen atau layar monitor.

Untuk bisa berbagi pakai dokumen, pilih terlebih dahulu dokumen yang akan di-sharing. Centang kotak kecil yang tersedia persis di sebelah kiri setiap nama file yang ada. Setelah itu, klik menu "Share | Share Document" yang terdapat di kanan atas (gambar 5) Setelah itu, Anda diminta untuk memasukkan alamat e-mail orang yang akan diundang sebagai Editors (bisa mengedit dokumen tersebut) dan/atau Viewers (hanya bisa membaca/melihat isi dokumen)(gambar 6). Sebuah undangan yang berisi link menuju dokumen yang bersangkutan akan terkirim ke alamat e-mail tersebut. Lagi-lagi nantinya akan terjadi proses otentikasi melalui Microsoft Passport.

GAMBAR 6. Surat undangan untuk orang-orang yang akan diajak berbagi pakai dokumen yang Anda pilih.

Jenis berbagi pakai yang kedua adalah sharing layar monitor. Klik menu "Share | Share Screen" pada menu di kanan atas (lihat kembali gambar 5). Untuk pertama kali, akan muncul sebuah dialog box yang berisi keterangan bahwa Anda harus meng-install Microsoft SharedView terlebih dahulu, agar bisa sharing layar mo­nitor. Klik "OK" pada dialog box yang muncul tersebut. Proses akan mengarahkan Anda ke halaman download di website Microsoft yang beralamatkan www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=95AF94BA-755E-4039-9038-63005EE9D33A&displaylang=en .Namun, perlu diingat bahwa feature sharing layar monitor ini hanya bekerja dengan baik jika Anda memiliki bandwith yang cukup lebar ke Internet (misalnya akses menggunakan broadband).

Office Live Update

Agar Office Workspace dapat berkoordinasi dengan program Microsoft Office yang terdapat di PC, Anda dapat meng-install Office Live Update. Klik menu "Install Office Live Update" (lihat kembali gambar 05). Anda bisa meng-install program Office Live Update dari installer yang tersedia di http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyID=db65641d-b71d-4602-a425-11fb187450e0&DisplayLang=en).
Setelah Anda meng-install Office Live Update, Anda dapat membuat, melihat, mengedit, dan menyimpan dokumen dari Microsoft Office ke halaman Office Workspace Anda di Internet! Dengan demikian, Anda bisa membuat ‘folder’ Documents Anda yang berada di Internet ini seakan-akan ada juga di lokal PC Anda. Dokumen yang akan disimpan di Office Workspace harus dibuat atau diedit melalui Office Workspace juga (editing terjadi di lokal).

Versioning

GAMBAR 7. Penyimpanan beberapa versi dokumen pada ruang kerja.

Berbeda dengan fol­der Documents yang terdapat pada PC Windows Anda, Dokumen yang tersimpan pada Office Workspace menyimpan informasi versi dokumen. Versioning ini dapat dimanfaatkan untuk melihat isi sebuah file selain versi terkininya. Dengan demikian, Anda bisa berharap menda­patkan kembali isi lama dari sebuah file yang sengaja atau tidak sengaja telah mengalami perubahan isi (gambar 7). Office Workspace secara periodik akan menyimpan (auto save) semua dokumen yang te­ngah mengalami proses editing. Namun jika Anda i­ngin me­nyimpan versi dokumen pada saat yang Anda inginkan, Anda bisa "memaksa" pe­nyim­pa­nan tersebut. Jika dirasa perlu, Anda bisa menimpa file terkini dengan versi lama yang Anda pilih, atau menyimpan file lama dengan nama baru (Save As) (gambar 8). Anda juga bisa melihat aktivitas perubahan yang terjadi pada dokumen tersebut, melihat siapa orang yang melakukan perubahan (jika dokumen tersebut di-sharing bersama beberapa orang lain).

GAMBAR 8. Feature Save As, Restore, dan Delete pada versi lama dari dokumen yang Anda pilih.

Workspace Baru

GAMBAR 9. Template ruang kerja (workspace) baru yang bisa dipilih.

Semua yang sudah kita bahas di atas di­kerjakan dalam ruang kerja (workspace) default dari Office Workspace. Jika diperlukan, Anda dapat membuat workspace baru untuk setiap kelompok keperluan dokumen yang Anda inginkan. Office Workspace menyediakan beberapa template sesuai dengan berbagai jenis kepen­tingan. Untuk membuat workspace baru, klik "+ New Workspace" yang terdapat di menu kiri, lalu pilih template yang sesuai dengan keperluan Anda (gambar 9).

Penutup

Office Workspace membuat ruang kerja Anda tidak terbatas pada satu buah PC saja. Feature penyimpanan "folder" Documents di Internet memungkinkan Anda bekerja dengan beberapa PC, bahkan ketika Anda sedang di kios Internet (warung Internet) sekalipun. Anda juga bisa berbagi pakai dokumen yang ada de­ngan rekan-rekan lainnya, tanpa harus kehilangan kontrol atau jejak atas isi dokumen yang ada. Semua yang disebut di atas bisa Anda dapatkan secara gratis!

Info : Rahmat Zikri, zikri@zikri.com

6 langkah praktis & mudah - Mengembalikan File yang Hilang

Sangat disayangkan bila secara tidak sengaja, file-file penting terhapus oleh Anda. Beberapa file penting sering terhapus secara tidak sengaja oleh Anda. Lebih parahnya lagi, dalam penghapusan tersebut, Anda melakukannya tanpa melalui Recycle Bin. Jelas, file tersebut akan terhapus secara permanen. Anda baru merasa menyesal saat menyadari bahwa file yang dihapus sebenarnya file yang masih digunakan.

Anda bisa memanfaatkannya software Recover My Files Data Recovery untuk mengembalikan file-file yang telah terhapus tersebut. Software ini mampu melakukan recovery untuk file-file yang ter-delete, baik dari media hard drive, floppy disks, kamera digital, drive USB, ZIP disk, CompactFlash card, Smart Media, atau Sony Memory Sticks. Jenis-jenis file yang dapat direcover juga bermacam-macam mulai dari format Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Outlook Express, Hotmail, Yahoo, Netscape, IncrediMail, database, AutoCAD, Microsoft Money, QuickBooks, Microsoft SQL, MYOB, sampai dengan file MPEG, AVI dan Mp3. Software ini juga dapat mencari file yang telah terhapus dari hard disk yang telah diformat ulang. Sebagai pelengkap, software ini juga memiliki feature CD dan DVD burning.

1. Persiapan awal

Pertama-tama, buka tool ini dari menu “Start | All Programs | Recover My Files”. Sebuah wizard akan menyambut Anda untuk memulai proses pencarian. Apabila Anda tidak ingin menggunakannya, Anda bisa membuang checkmark pada “Show Wizard on start up”. Kini pilih “Manual Set Option” untuk men-setting tool. Pada tab “File Types”, Anda dapat menentukan jenis file yang dicari. Pada tab “Search”, Anda dapat menentukan ukuran file yang hilang. Sementara pada tab “Advanced”, di bagian “Search level”, gunakan pilihan “Sector Level Search” untuk pencarian yang lebih dalam, lalu klik “OK”.

2. Filter file yang akan dicari

Dalam melakukan pencarian, Anda dapat membatasi pro-sesnya agar pencarian dapat berjalan cepat melalui feature “Filter”. Kliktombol “Filter” pada menu bar. Dalam jendela filter, Anda dapat mengklasifikasikan pencarian berdasarkan nama file, ukuran, tanggal file, dan kata kunci file. Anda tinggal memberikan checkmark pada pilihan yang ingin Anda gunakan. Contohnya, jika Anda ingin mencari berdasarkan nama file, Anda aktifkan pilihan “By Filename” lalu isilah nama file pada kotak yang berada di sampingnya. Selanjutnya, klik “OK”.

3. Menentukan lokasi pencarian

Langkah ketiga ini mengajak Anda untuk memulai proses pencarian. Pilih “Start Search” untuk kembali ke wizard. Selanjutnya, klik pada pilihan “Complete Search” untuk melakukan pemeriksaan secara menyeluruh. Klik “Next” untuk menuju ke jendela berikutnya. Pada jendela yang muncul, Anda dapat menentukan pilihan lokasi pencarian dengan mengaktifkan salah satu drive atau folder. Sebaiknya cara ini Anda gunakan jika mengetahui letak folder file yang terhapus tersebut. Namun, jika tidak, sebaiknya Anda aktifkan saja semuanya.

4. Memulai proses pencarian

Untuk memulai proses pencarian, lanjutkan langkah ketiga tadi dengan mengklik tombol “Next”. Di sini, Anda dapat menambahkan format file yang akan dicari. Namun ingat, semakin banyak format file yang Anda pilih, semaikn lama pula jalannya proses pencarian. Apabila tidak ada perubahan yang Anda lakukan pada bagian ini, Anda dapat segera memulai proses pencarian file dengan mengklik “Start”. Setelah itu, Anda tinggal menunggu hasilnya. Selanjutnya, Anda dapat melihat hasilnya pada bagian “Search Result”.

5. Mengekspor list ke file

Setelah proses selesai, tool akan menampilkan hasilnya di hadapan Anda. Anda bisa melihat keterangan tentang file tersebut pada tab “Preview” dan “Event Log” di bagian bawah. Semua keterangan akan ditampilkan secara rinci, termasuk jenis recovery yang bisa dilakukan. Simpan file tersebut melalui “Save Files” pada menu bar. Setiap hasil pencarian, tool selalu membuat laporannya dan Anda dapat menyimpan laporan tersebut. Klik “File | Export list to CSV file” untuk mengekspor laporan dalam format “.CSV”. Untuk membuka format ini Anda dapat menggunakan Excel.

6. Melakukan proses pembakaran

Apabila file yang di-recovery tergolong besar, tentu saja Anda membutuhkan media penyimpan yang memadai. Untuk kondisi seperti ini, lebih tepat jika Anda menggunakan media CD atau DVD sebagai tempat penyimpanannya. Anda dapat melakukannya melalui pilihan “Recover | Save to CD/DVD”. CD-RW ataupun DVD-RW ROM akan terdeteksi secara otomatis pada bagian “Select Device”. Selanjutnya, klik “Start Burn” untuk memulai proses pembakaran. Cepat lambatnya proses pembakaran bergantung pada kecepatan CD yang digunakan.

Source : CHIP

Menghemat Tinta Printer Menggunakan MiracleInksaver2

MiracleInksaver2 adalah software untuk menghemat tinta printer, bagi kawan2 yg ingin menghemat tinta pada saat ngeprint suatu dokumen ato gambar dapat menggunakan software ini...
penghematan tinta yg keluar dari printer dapat dihemat hingga 75%, tapi dengan begitu hasil yg di dapatpun makin kurang cerah...
Penghematan ini kalo saya liat mengatur ketebalan ato kualitas yg akan kita dpt dari suatu hasil cetak, kayak kalo kita mengatur contras cahaya pada monitor komputerlah, begitu kira2....
Silahkan di coba aja lansung dan silahkan di sedot softwarenya disini